Pertimbangan dalam Memilih Aplikasi Absensi Online Gratis

Menjadi mompreneur yang memiliki usaha dengan lokasi tidak pada satu tempat saja. Baik karena memiliki banyak cabang atau dengan mobilitas yang tinggi. Sehingga tidak bisa memantau secara langsung jam kehadiran dari tiap-tiap karyawan. Meski bisa dilakukan secara manual, tapi bisa berisiko hasil presensi yang diterima ternyata tidak sesuai dengan kenyataan yang ada.

Bayangkan jika usaha yang dijalani adalah sebuah bisnis yang memiliki banyak outlet di berbagai tempat. Pasti kita tidak mau kehilangan pelanggan karena masalah outlet terlambat buka akibat karyawan yang kurang bertanggung jawab dalam masalah ketepatan waktu hadir. Pun jika usaha dalam bidang lain, dimana karyawan memiliki tugas untuk meeting dengan klien. Pasti tak mau kan project yang diajukan tidak goals hanya karena masalah keterlambatan dari karyawan yang kita amanahi.

Oleh karena itu, kehadiran tepat waktu dari tiap karyawan yang dimiliki menjadi hal yang sangat penting dalam keberhasilan suatu usaha. Selain itu, kejujuran dan tanggung jawab menjadi nilai tambah yang saat ini lebih susah ditemukan dalam pribadi seseorang.

Dengan demikian keberhasilan usaha kita jangan dipertaruhkan begitu saja. Perlu alat bantu untuk mempermudah pengawasan kinerja karyawan. Daripada sibuk menghabiskan waktu untuk mencatat kehadiran tiap karyawan secara manual. Lebih baik menggunakan aplikasi absensi yang mudah dan praktis digunakan. Tidak hanya untuk melatih kedisiplinan karyawan saja, tetapi juga dapat membantu dalam perhitungan jumlah gaji dan juga tunjangan lainnya. 

Sebagai generasi milenials, beruntung hidup di era digital yang berkembang secara pesat. Dimana saat ini sudah banyak sekali aplikasi atau software untuk pencatatan dan laporan absensi karyawan. Sehingga tak perlu lagi mengontrol setiap hari waktu kehadiran atau pun lembur tiap karyawan. Terlebih jika bisnis yang dijalani memiliki beberapa cabang. Rasanya tak mungkin untuk mengecek satu per satu di waktu yang bersamaan bukan?

Tak perlu khawatir soal biaya. Saat ini sudah banyak kok aplikasi absensi online yang diberikan secara cuma-cuma alias gratis. Bahkan aplikasi absensi tersebut juga menawarkan berbagai keunggulan dan kemudahan untuk pemilik bisnis. Namun sebelum itu, perhatikan terlebih dahulu hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih atau menentukan aplikasi absensi secara online.

Pertimbangan dalam Memilih Aplikasi Absensi Online

Dalam memilih dan menentukan aplikasi absensi online untuk digunakan oleh para karyawan, tidak bisa asal pilih begitu saja. Pastikan aplikasi absensi yang dipilih memenuhi beberapa syarat atau kriteria di bawah ini.

Sistem lokasi yang akurat

Keakuratan letak lokasi yang digunakan untuk absen menjadi hal penting dalam suatu aplikasi absensi. Cek terlebih dahulu apakah aplikasi yang dipilih dilengkapi dukungan GPS atau tidak. Bahkan lebih baik lagi, jika sudah dilengkapi dengan sistem software abuse detection. Dimana karyawan tidak bisa absen dengan menggunakan fake GPS (Global Positioning System) atau fake IP (Internet Protocol). Seperti pada aplikasi GajiHub.

Jadi sistem akan menolak presensi karyawan yang berniat curang dengan memalsukan lokasi keberadaan absen. Selain itu presensi dilakukan dengan menggunakan face recognition atau swafoto alias foto selfie. Dengan begitu karyawan akan semakin disiplin dan tidak menyepelekan soal ketepatan waktu lagi.

Pengelolaan Lembur dan Cuti

Waktu dan jumlah kehadiran dalam satu bulan dari tiap karyawan dapat tercatat dan terhitung secara otomatis dalam aplikasi absensi yang digunakan. Jumlah tersebut yang akan mempengaruhi jumlah gaji dan tunjangan seperti uang makan atau pun uang lembur.

Pilih aplikasi absensi yang juga dilengkapi kalkulasi data tersebut. Sehingga akan memudahkan dalam sistem penggajian atau payroll. Jadi akan lebih hemat waktu dan tidak perlu pusing lagi di saat akhir bulan menjelang.

Terintegrasi dengan Payroll

Penghitungan gaji bisa dilakukan lebih cepat dan mudah karena sistem rekap absensi dan payroll terintegrasi di satu aplikasi. Seperti yang sudah disebutkan di atas, data kehadiran dari masing-masing karyawan bisa direkap dan terhitung otomatis dengan cepat sesuai jam kerja, cuti, dan lembur. Data tersebut akan terhubung atau terintegrasi dalam sistem payroll tanpa proses manual lagi. Menjadi nilai bonus jika aplikasi absensi tersebut bisa sekaligus untuk perhitungan pajak PPh 21 secara otomatis pula.

Jumlah Pengguna yang Tidak Terbatas

Namanya juga aplikasi gratis, biasanya punya kelemahan atau kekurangan yang justru sangat penting. Untuk itu sebelum memilih, pastikan aplikasi presensi yang akan digunakan bisa diakses tanpa maksimal jumlah karyawan. Pasti kita mau kan usaha yang dijalani berkembang dan memiliki semakin banyak karyawan. Jangan sampai kita kerepotan sendiri karena aplikasi absensi yang dipilih dibatasi jumlah penggunanya.

Kemudahan dalam penggunaan, bisa digunakan dalam berbagai device

Last but not least, yang paling penting dan utama adalah kemudahan dalam penggunaan aplikasi itu sendiri. Karyawan yang dimiliki pasti sangat beragam, baik kemampuan atau lifestyle yang dijalani. Pastikan aplikasi yang digunakan mudah untuk diakses, baik dalam pengoperasian atau pun masalah penginstallan dalam device yang digunakan masing-masing karyawan. Jangan sampai karyawan tidak bisa menggunakan aplikasi tersebut karena fitur-fitur yang ada terlalu rumit atau pun hanya bisa digunakan pada device tertentu saja.

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online Gratis

Dari berbagai kemudahan yang diberikan dalam aplikasi presensi untuk keberlangsungan usaha yang dimiliki. Banyak keuntungan atau nilai tambah yang bisa dirasakan dari penggunaan aplikasi absensi online gratis yang tersedia.

Lebih hemat biaya dan juga waktu

Siapa yang tak suka dengan fasilitas gratis yang disediakan dalam suatu aplikasi. Selain menghemat biaya pengeluaran suatu usaha, tentunya akan sangat menghemat waktu dalam membuat laporan atau perhitungan gaji karyawan yang dimiliki.

Memiliki karyawan yang lebih disiplin

Dengan menggunakan aplikasi absensi secara online, karyawan harus melakukan presensi dengan swa foto dan lokasi keberadaannya. Sehingga karyawan akan lebih disiplin dan memperhatikan waktu kehadirannya agar tidak terlambat dan hadir tepat waktu.

Terhindar dari kecurangan karyawan

Saat ini menemukan karyawan yang jujur an juga loyal menjadi suatu hal yang sulit untuk ditemui. Sehingga berbagai upaya bisa dilakukan agar meminimalisir kecurang yang bisa dilakukan oleh karyawan. Dengan aplikasi absensi online berbasi GPS, karyawan tidak akan bisa memanipulasi lokasi dan waktu kehadiran mereka.

Memiliki kalkulasi data yang akurat dan rapi

Data presensi dari tiap-tiap karyawan yang masuk dalam aplikasi absensi bisa direkap secara akurat dan bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan. Data tersebut tidak hanya digunakan saat payroll, tapi juga bisa digunakan saat menentukan insentif atau bonus tahunan. Dimana kita bisa dengan mudah mengecek karyawan yang paling rajin tidak pernah terlambat, atau pun yang sebaliknya seringkali terlambat. 

Tentunya masih banyak kemudahan dan juga manfaat lain yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing usaha kita. Tak perlu capek dan pusing lagi masalah penggajian dan juga laporan presensi. Semua bisa terbantukan dengan menggunakan aplikasi absensi online gratis yang efektif dan efisien. Tak ada lagi drama karyawan dengan 1001 alasan, bisnis pun jadi semakin lancar karena karyawan semakin disiplin dan bertanggung jawab. Jadi kita pun bisa lebih fokus untuk mengembangkan usaha atau bisnis yang dijalani.